Assistant / Assistante de direction

De la petite enfance au grand âge, l'UFCV en Provence Alpes Côte d'Azur se donne pour mission d'accompagner ses publics et améliorer leur quotidien. les actions portées par les équipes de la région soutiennent les engagements de notre projet associatif.

Au sein d'une équipe régionale de six collaborateurs, le (la) coordonnateur (trice) des services administratifs (assimilé assistant de direction), assurera la continuité des services administratifs (suivi facture et vente, procédure administrative, planification des charges de travail...) et optimisera le fonctionnement des équipes dans le respect des cadres légaux, conventionnels et des procédures internes à l'UFCV.

Vos principales missions seront :
Organisation et coordination des activités

Mettre en œuvre les processus métiers

Coordonner et planifier l'activité des coordonnatrices et des assistantes d'activité

Garantir les échéances

Participer à l'amélioration des procédures internes

S'assurer de la bonne application des procédures et de l'exécution des tâches conformément à la répartition des tâches validée par le(s) responsable(s) d'activités

Participer à la formation de l'équipe administrative sur ces outils


Coordination de l'équipe administrative régionale

Assurer le suivi des éléments RH de l'équipe administrative

Assurer l'intégration des nouveaux collaborateurs

Fixer les objectifs, évaluer les résultats, réaliser les entretiens annuels d'activité et entretiens professionnels de l'équipe administrative


Missions en relation avec les usagers et partenaires :

Traitement des boîtes mail dédiées

Renseigner et orienter les clients sur les activités et services de l'UFCV, les conditions et procédures d'inscription

Assurer la relation avec les usagers, les financeurs


Administration des ventes, inscriptions et adhésions / Administration des activités :

Traitement complet des inscriptions/adhésions dans les logiciels ou autres supports désignés pour la gestion de l'activité

Traitement de la trésorerie associée

Participation à l'organisation administrative des activités : convocations, préparation des documents de sessions et séjours, des départs


Coordination en lien avec les responsables d'activité

Participer au suivi administratif des intervenants occasionnels du secteur

Participer au suivi de la programmation et de ses évolutions (annulation de sessions et séjours ; transferts ; etc.)

Participer à l'élaboration des réponses aux appels d'offres pour les marchés publics ou DSP

Participer à l'élaboration des bilans


Coordination en lien avec le délégué régional

Assurer la bonne gestion des contrats de maintenance et autres (ascenseur, installations électriques, courrier.)

Participer à la bonne gestion du site (contrat de nettoyage, gestion des clés badges, planning révisions et entretien des véhicules.)

Établir les déclarations de sinistres (véhicules, locaux, autres, etc.)

Assurer l'administration générale


Contrat et rémunération :
Poste à pourvoir en CDI dès que possible, temps plein
Rémunération de 2135 € brut mensuel / 25 K brut annuel à 2300 € Brut mensuel / 28 K brut annuel
Niveau C - Indice 285 de la CCN ECLAT + prime de coordination

Avantages UFCV :
Prime reprise ancienneté et expertise métier
Prime familiale
Télétravail possible selon accord télétravail de l'UFCV et organisation de l'équipe

Complémentaire santé et prévoyance :
Harmonie mutuelle
Chorum

Condition particulière :
Déplacement régionaux ponctuels
Management à distance

Profil recherché
FORMATION

BTS Assistant de gestion en PME, ou DUT GEA, ou niveau 5 (BAC +2) minimum en gestion et administration

COMPETENCES

Connaissances des fonctionnements comptables, commerciaux et RH
Management d'équipe administrative
Organisé.e, méthodique et rigoureux.se
Maîtrise de la suite Office indispensable niveau confirmé

EXPÉRIENCE

Coordination d'équipe
Gestion administrative polyvalente